Hay profesionales de la salud a los que las cuestiones relacionadas con las finanzas los intimidan o no llegan a generarles suficiente interés como para invertir tiempo en conocerlas.
Sin embargo, estar al tanto de las cuestiones básicas de la contabilidad del consultorio no es difícil y amerita el esfuerzo que puede significar por sus grandes beneficios para el desarrollo de la actividad profesional.
Las primeras variables a tener en cuenta al momento de analizar las finanzas del emprendimiento de salud son los ingresos y los gastos.
Con solo observar e interpretar los ingresos y los gastos, los médicos pueden tomar decisiones sobre su consulta que le ayudarán a desarrollarse con mayor previsibilidad y seguridad.
Como ya comentamos, una clínica es un negocio en toda la regla, por lo tanto es necesario llevar un control de gastos para llevarlo al éxito.
Para empezar, es útil que los médicos se familiaricen con el proceso de facturación. Un consejo de Saludiario, en caso de que no puedan recibir asesoramiento por parte de un contador o profesional del área, es adquirir “un programa de sistemas de historiales médicos electrónicos ya que tienen integrado el proceso de facturación dentro del mismo sistema, lo cual hará que sea más rápido y sencillo”.
A continuación enumeramos algunas cuestiones a tener en cuenta en relación a los ingresos y los gastos del consultorio y cómo ayudan a los profesionales de la salud y sus colaboradores a desarrollar mejor su práctica.
Ingresos y gastos al momento de planificar
Todo tipo de organización debe contar con una planificación que establezca las metas a corto, mediano y largo plazo. Por supuesto, que la concreción de dichos objetivos implica la inversión de recursos económicos para lograrlos.
Cuando se elabora un presupuesto, ya sea de un nuevo consultorio o de uno que ya está funcionando, los ingresos y los gastos son la información básica para saber la rentabilidad de la práctica, las posibilidades de crecimiento y el tipo de organización que le conviene asumir.
Si no se cuenta con información de gastos o ingresos de meses previos, es recomendable investigar y elaborar un presupuesto con información tentativa que luego se modificará con los datos reales de la práctica.
En la etapa de planificación, es importante tener en cuenta qué tipo de formas de pago se aceptaran por los servicios y los plazos de cobro, cuánto dinero se necesita para sostener los gastos del consultorio, cuánto cuesta y cuánto se gana por cada servicio que se ofrece, etc.
Hacer un análisis de distintos escenarios
Un consejo para elaborar una planificación en relación a los costos versus los ingresos es elaborar presupuestos que se adapten a distintos escenarios, optimistas, realistas y pesimistas.
El presupuesto de un mes optimista corresponde a un mes en el que no existirían gastos extraordinarios, como un arreglo inesperado; habría ningún tipo de cese o demora en los cobros por cuestiones administrativas, por ejemplo.
En este escenario, se plasma cómo serían los cotos y los ingresos del consultorio en una situación ideal, funcionando a pleno.
En el presupuesto pesimista, en cambio, se consideran los mínimos ingresos que se pueden esperar o el máximo que se podría destinar a un gasto no planificado.
Un escenario realista, por su parte, sería el más parecido a un mes promedio.
Conociendo las distintas alternativas, el personal de salud puede ajustar sus expectativas y desarrollar planificaciones de acuerdo a variables concretas basadas en datos.
Distinguir entre costos fijos y costos variables
Tanto en la etapa de planificación como en el momento de evaluar cómo se realizará la asignación de los recursos económicos de un consultorio médico, es una buena idea distinguir entre costos fijos y variables.
Como su nombre lo indica, los costos fijos son aquellos que se repiten todos los meses, por ejemplo el pago del alquiler, los sueldos, impuestos.
Los costos variables son aquellos que dependen del consumo que se realice, como los servicios, la compra de insumos, etc.
Saber la naturaleza de los gastos permite prever el dinero que se necesitará cada mes para cubrir cada gasto y también conocer aquellas variables que pueden ser reorganizadas. Por ejemplo, un gasto variable como el gasto de teléfono, muchas veces puede hacerse fijo, en este caso comprando un plan fijo mensual, y de esta manera evitar gastos inesperados.
Conocer los costos ligados a la actividad profesional también puede ayudar a los médicos a decidir qué tipo de servicios ofrecer y cómo armar la plantilla profesional de acuerdo al perfil del consultorio y su plan de gestión.
Llevar registro de los ingresos y determinar las formas de pago
Ya sea que en el consultorio médico exista un área específicamente dedicada a las finanzas o si cada médico se encarga personalmente del tema, llevar un registro de los cobros forma parte de las buenas prácticas básicas para cualquier profesional.
La forma de pago de los servicios impacta en el tiempo en el que este va a llevar. Salvo en el caso en el solo se reciban formas de pago inmediatas, como dinero en efectivo, cada opción de financiamiento o atención a través de obras sociales y prepagas tiene sus plazos.
Es ideal que cada médico lleve un registro de los cobros y se asegure de recibir el pago de todas sus cuentas para garantizar la rentabilidad y crecimiento del consultorio.
Esta información, comparada con los costos mensuales del consultorio, permitirá también conocer el dinero que tiene que tener disponible el consultorio cada mes para funcionar.
Hacer un seguimiento de este tipo de los costos y los ingresos de un consultorio médico puede sonar como un trabajo engorroso o complicado. Sin embargo, como para muchas otras cosas, existen aplicaciones que pueden ayudar a llevar un registro de los cobros –y varias cuestiones presupuestarias más– de manera fácil y en poco tiempo.
